Privacyverklaring Sendwise

1. Inleiding

Deze privacyverklaring heeft tot doel u te informeren over hoe Sendwise (hierna: "wij", "ons", "onze") omgaat met uw persoonsgegevens. Wij hechten groot belang aan de bescherming van uw privacy en verwerken uw gegevens uitsluitend in overeenstemming met de geldende privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Deze verklaring is van toepassing op het gebruik van onze website www.sendwise.nl en ons online verzendplatform app.sendwise.nl (gezamenlijk: het "Platform"), evenals op alle diensten die wij via deze kanalen aanbieden.

2. Verwerkingsverantwoordelijke

Sendwise is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

3. Persoonsgegevens die wij verwerken

Wij verwerken persoonsgegevens van verschillende categorieën betrokkenen, afhankelijk van de manier waarop gebruik wordt gemaakt van ons Platform.

A. Van onze klanten (webshops):

• Bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-nummer
• Voor- en achternaam van contactpersonen
• Adresgegevens
• E-mailadres, telefoonnummer
• Inloggegevens (gebruikersnaam, wachtwoord)
• Betalings- en factuurgegevens

B. Van eindklanten (ontvangers van zendingen):

• Naam en adresgegevens
• E-mailadres en/of telefoonnummer (voor verzend- en trackingsmeldingen)
• Zending- en trackingsinformatie
• Gegevens over de gekozen vervoerder en afleveropties

4. Doeleinden en rechtsgrondslag van de verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden en op basis van de hieronder vermelde rechtsgronden:

Wij gebruiken persoonsgegevens uitsluitend voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen en bewaren ze niet langer dan noodzakelijk (zie paragraaf 8).

5. Delen van persoonsgegevens met derden

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden en delen deze uitsluitend indien dat noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Wij delen gegevens enkel met:

• Vervoerders: uitsluitend de gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van de zending (zoals naam, adres, e-mailadres en trackingsinformatie).
• Betaaldienstverlener Mollie B.V.: voor het afhandelen van betalingen en facturatie.
• IT- en hostingpartners: die het platform, e-mailverkeer of beveiligingssystemen ondersteunen.
• Overheidsinstanties: indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld politie of Belastingdienst).

Met alle partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen van de AVG. Deze partijen handelen uitsluitend in onze opdracht en volgens onze instructies.

6. Internationale doorgifte van gegevens

Wij streven ernaar alle persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) te verwerken. Indien het noodzakelijk is gegevens door te geven naar een partij buiten de EER, zorgen wij voor passende waarborgen zoals de EU-standaardcontractbepalingen of andere wettelijk toegestane mechanismen.

7. Beveiliging van persoonsgegevens

Sendwise neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, misbruik of wijziging. Deze maatregelen omvatten onder andere:

• Versleutelde verbindingen (SSL/TLS)
• Beperkte toegangsrechten tot systemen
• Sterke authenticatieprocedures
• Periodieke beveiligingscontroles en updates

8. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.

Concreet hanteren wij de volgende richtlijnen:

• Klantaccounts: zolang de klant actief is + maximaal 2 jaar na beëindiging
• Zending- en factuurgegevens: 7 jaar (belastingwetgeving)
• Contact- en supportinformatie: maximaal 2 jaar
• Technische loggegevens: maximaal 12 maanden

Na afloop van de bewaartermijn worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

9. Rechten van betrokkenen

U heeft als betrokkene de volgende rechten op grond van de AVG:

• Recht op inzage (artikel 15 AVG)
• Recht op rectificatie (artikel 16 AVG)
• Recht op verwijdering ('recht op vergetelheid') (artikel 17 AVG)
• Recht op beperking van verwerking (artikel 18 AVG)
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens (artikel 20 AVG)
• Recht van bezwaar tegen verwerking (artikel 21 AVG)
• Recht om een eerder gegeven toestemming in te trekken

Een verzoek tot uitoefening van deze rechten kunt u indienen via info@sendwise.nl. Wij reageren binnen vier weken op uw verzoek.

U heeft tevens het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

10. Cookies en vergelijkbare technieken

Onze website maakt gebruik van functionele en analytische cookies om het gebruiksgemak te verbeteren en onze diensten te optimaliseren.

Trackingcookies of marketingcookies worden alleen geplaatst met uw voorafgaande toestemming, conform de Telecommunicatiewet en de AVG. Meer informatie vindt u in onze Cookieverklaring.

11. Minderjarigen

Onze website en diensten zijn niet gericht op personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust gegevens van minderjarigen. Indien u van mening bent dat wij zonder ouderlijke toestemming gegevens hebben verzameld, kunt u contact opnemen via info@sendwise.nl. Wij zullen deze informatie dan verwijderen.

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Sendwise behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring te wijzigen. Wijzigingen worden gepubliceerd op www.sendwise.nl/privacy met vermelding van de datum van inwerkingtreding. Wij adviseren u deze verklaring regelmatig te raadplegen zodat u op de hoogte blijft van de manier waarop wij persoonsgegevens beschermen.